论开会

当我们在探讨开会这种具有功能性的活动时,需先明确它的功能:

其一,发布信息,用英文来形容更贴切,即keep everyone on the same page;

其二,进行决策。

明白了这两点后,我们就完全可以通过结构化地组织会议使其过程更富有效率。

(一)信息发布

针对信息发布,一般可以分为两个部分:发布+讨论。前者完全可以由事先公布会议议程以文字的方式呈现,或由发布人在有限时间内强调重点;而讨论则是为了让与会者更好地明确信息的含义所设。因为讨论诞生的新思路或者新动议,在信息发布这一阶段不进行决策。

举个例子,公司A在年度大会上给全体员工公布新一轮的奖惩措施,此时奖惩措施应该作为一个不可更改的条例呈现,若是员工B在讨论时阶段提出新问题,说“第N条当出现情况C时该怎么办”,应被记下作为一项动议由会议主持人在奖惩条例制定的会议上提出。

(二)决议

针对决议,一个重点是所有的决议都应该是动议(action point),此阶段每个与会人应该只有3个与会选择:同意、反对、另起炉灶(提出新选择)。应当限制漫无边际的讨论,因为很多讨论本质上无法付诸行动。

举个例子, 在网课开发时,小A提出我觉得我们上次网课互动性太少,第二次应该增强互动。此本质上不是一个动议,因为不直接指向接下来的行为。但小A的这次发言提供了一个新的需要完善的方向,即框架性问题,可以在会议记录中记下一笔,事后分配任务(如何增加互动,给出具体可行的动议),此时小A的这个观点其实上动议生成的基石。

动议是如何生成的?

动议的生成大致分为两类,一是由议事长事先确定,二是在会议中生成。前者相对比较明确,而后者则需要议事长非常明锐地察觉并将其转化为动议的形式。且若不与此次议事搭边,则应该下次开会时决议。

而另一种动议生成的方式是头脑风暴,围绕某一个较为明确的问题,每个人享有平等的话语权进行发言,且发言中不可打断,由主持人收集下这些想法,会后进行决策。这个过程相对来说自由开放,不需要明确指向动议,多用来激发创造性思维。

现在很多人喜欢将会议作为讨论,比如说某次网课开会,会议议程是讨论“网课的目标(10m)”、“网课的模块(10m)”、”分工(10m)“,这种表述容易塑造一种相对发散开放的氛围,但并不有助于有针对性的输出。一个更合理的表述是,会议议程是“确定课程的目标、模块和分工”,因此在议事前,就需要议事长收集课程目标、课程模块的相关建议确定方案,在开会时公布,由大家决策,这也就是会前作业的功用,开会了才开始想问题是很浪费时间的做法。

Written on February 1, 2017