当我们在探讨开会这种具有功能性的活动时，需先明确它的功能：

其一，发布信息，用英文来形容更贴切，即keep everyone on the same page；

其二，进行决策。

明白了这两点后，我们就完全可以通过结构化地组织会议使其过程更富有效率。

（一）信息发布

针对信息发布，一般可以分为两个部分：发布+讨论。前者完全可以由事先公布会议议程以文字的方式呈现，或由发布人在有限时间内强调重点；而讨论则是为了让与会者更好地明确信息的含义所设。因为讨论诞生的新思路或者新动议，在信息发布这一阶段不进行决策。

举个例子，公司A在年度大会上给全体员工公布新一轮的奖惩措施，此时奖惩措施应该作为一个不可更改的条例呈现，若是员工B在讨论时阶段提出新问题，说“第N条当出现情况C时该怎么办”，应被记下作为一项动议由会议主持人在奖惩条例制定的会议上提出。

（二）决议

针对决议，一个重点是所有的决议都应该是动议（action point），此阶段每个与会人应该只有3个与会选择：同意、反对、另起炉灶（提出新选择）。应当限制漫无边际的讨论，因为很多讨论本质上无法付诸行动。

举个例子， 在网课开发时，小A提出我觉得我们上次网课互动性太少，第二次应该增强互动。此本质上不是一个动议，因为不直接指向接下来的行为。但小A的这次发言提供了一个新的需要完善的方向，即框架性问题，可以在会议记录中记下一笔，事后分配任务（如何增加互动，给出具体可行的动议），此时小A的这个观点其实上动议生成的基石。

动议是如何生成的？

动议的生成大致分为两类，一是由议事长事先确定，二是在会议中生成。前者相对比较明确，而后者则需要议事长非常明锐地察觉并将其转化为动议的形式。且若不与此次议事搭边，则应该下次开会时决议。

而另一种动议生成的方式是头脑风暴，围绕某一个较为明确的问题，每个人享有平等的话语权进行发言，且发言中不可打断，由主持人收集下这些想法，会后进行决策。这个过程相对来说自由开放，不需要明确指向动议，多用来激发创造性思维。

现在很多人喜欢将会议作为讨论，比如说某次网课开会，会议议程是讨论“网课的目标（10m）”、“网课的模块（10m）”、”分工(10m)“，这种表述容易塑造一种相对发散开放的氛围，但并不有助于有针对性的输出。一个更合理的表述是，会议议程是“确定课程的目标、模块和分工”，因此在议事前，就需要议事长收集课程目标、课程模块的相关建议确定方案，在开会时公布，由大家决策，这也就是会前作业的功用，开会了才开始想问题是很浪费时间的做法。